Für die optimale Lagerbewirtschaftung braucht es Fingerspitzengefühl
September 2020TEXT: Monika MingotFOTO: Petra Wolfensberger
Der Einkauf ist ein spannendes Berufsfeld. Weshalb das Wort «richtig» eine zentrale Rolle spielt und wie wichtig die Zusammenarbeit mit allen Abteilungen ist, erklärt Ilona Suter, Einkäuferin bei Lyreco, im Gespräch. – Teil 2 von 4
Das Logistikkonzept von Lyreco ist ausgeklügelt. Welches ist die wichtigste Komponente?
Das Wichtigste ist die Kommunikation. Die muss zwischen den Abteilungen funktionieren, sowohl bei der Kommissionierung wie auch beim Wareneingang. Die Abläufe müssen klar geregelt sein, weil unser Konzept sonst nicht funktioniert. Nur wenn der Austausch gewährleistet ist, können wir uns laufend verbessern.
Wie kannst du als Einkäuferin dazu beitragen, dass alles reibungslos funktioniert?
Indem ich zur richtigen Zeit das Richtige bestelle. Wir müssen die 7 R einhalten: das richtige Produkt im richtigen Zustand zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Menge zu den richtigen Kosten und mit den richtigen Informationen. Indem wir diese Regeln einhalten, gewährleisten wir eine optimale Lagerbewirtschaftung. Eigentlich ist es einfach: Wenn wir das Richtige an Lager haben, können wir unsere Kunden richtig beliefen.
Dann ist der Bestellrhythmus sehr individuell?
Bei gewissen Artikeln ist der Artikelbestand stabil. Wir bestellen also regelmässig in ähnlichen Mengen. Sobald Kunden unerwartet mehr bestellen, wird es anspruchsvoller und wir müssen innerhalb kurzer Zeit schnell reagieren.
Wie könnt ihr vorhersehen, wie der Kunde reagiert?
Auch da ist es zentral, dass Informationen zwischen den Abteilungen fliessen – und zwar genug früh. Plant die Marketingabteilung eine Promotion, brauchen wir Zeit für die Beschaffung, gerade wenn sie Artikel von Lieferanten aus dem Ausland betrifft.
Gibt es weitere Herausforderungen bei deiner Arbeit als Einkäuferin?
Die Kunden möchten heutzutage ihre Ware innerhalb von 24 Stunden erhalten. Bei einem so grossen Sortiment wie bei Lyreco und den individuellen Kundenwünschen ist es sehr schwierig, jeden Kunden zufriedenzustellen. Gleichzeitig darf das Lager aber nicht zu voll sein, denn ein zu volles Lager bedeutet gebundenes Kapital. Diese zwei Fakten beissen sich.
Die Bestellung und die Lieferung just in time sowie unser Kundenversprechen der Next-Day-Delivery bedingen eine Verfügbarkeit von 99,5 Prozent: Wie stellen wir diese sicher?
In unserem Team arbeiten sieben Frauen, die sich jeden Tag mit Herzblut für diese Verfügbarkeit einsetzen. Immer gelingt es nicht. Umso intensiver müssen wir Liefertermine überwachen, Lagerbestände kontrollieren, Lieferungen vorziehen, mit Verbrauchszahlen arbeiten und sicherstellen, dass alles klappt.
Eine Jonglieraufgabe, die nicht ganz einfach ist. Ist der Einkauf eine Frauendomäne?
Das würde ich nicht verallgemeinern. Bei uns ist es der Fall und unser Teamspirit ist genial. Wir Frauen haben den Überblick. Ich selbst bin schon sieben Jahre dabei.
Hat sich der Job der Einkäuferin in dieser Zeit verändert?
Auf jeden Fall. Das Volumen wird immer grösser. Als One-Stop-Shop möchte Lyreco dem Kunden alles auf einmal anbieten, von Lebensmitteln über Hygieneartikel bis hin zur Persönlichen Schutzausrüstung. Und das klassische Büromaterial und Papier muss man auch bewirtschaften. Das sind viele unterschiedliche Kategorien, die individuell betreut werden müssen. Lebensmittel zum Beispiel haben ein Ablaufdatum. Das heisst, die Mitarbeitenden müssen sich spezielles Know-how aneignen und anders bestellen. Und trotzdem Leistung erbringen, das ist sehr herausfordernd.
Was geschieht mit Ware, die wir dem Kunden nicht mehr verkaufen können?
Wir achten darauf, dass wir dem Kunden genügend Restlaufzeit garantieren. Sollte dennoch mal etwas ablaufen, spenden wir grössere Mengen an Caritas und verschenken teilweise Artikel den Mitarbeitenden.
Was sind aus deiner Sicht die grössten Vorteile und Nutzen unserer Logistik für die Kunden?
Mir fallen drei Vorteile ein: unser Service, der sehr zuverlässig ist, die sympathische Next-Day-Delivery dank unseren Botschaftern, die einen sensationellen Job machen und den Kundenkontakt pflegen, sowie unser After-Sales-Service, der die Kundenzufriedenheit sicherstellt, wenn mal etwas falsch bestellt wurde.