Pour une gestion optimale du stockage il faut une fine intuition

Septembre 2020TEXT: Monika MingotPHOTO: Petra Wolfensberger

L’achat est un domaine de travail intéressant. Lors d’un échange, Ilona Suter nous explique pourquoi le mot «correcte» joue un rôle central et à quel point une collaboration avec toutes les sections est important. – Partie 2 de 4

Le concept de la logistique de Lyreco est astucieux. Quels sont les composants les plus importants?
La chose la plus importante est la communication. Celle-ci doit absolument fonctionner entre les sections, aussi bien dans la consignation qu’à la réception de la marchandise. Les étapes du processus doivent être clairement définies car, autrement, notre concept ne peut pas se réaliser. Seulement au cas où l’échange est garanti nous avons la possibilité de nous améliorer constamment.

Comment peux-tu contribuer à ce que tout fonctionne sans heurt, en tant que préparatrice d’approvisionnement?
En commandant les bonnes choses au bon moment. Nous devons respecter les sept B: le bon produit, en bon état, au bon moment, au bon endroit, dans la bonne quantité pour de bons prix et avec les bonnes informations. En respectant ces règles, nous assurons une gestion de stockage optimale. À vrai dire, c’est facile: si nous avons les bons produits en stock nous pouvons livrer correctement les colis à nos clients.

Et dans ce cas le rythme de commande est très individuel?
Pour ce qui concerne certains articles, le fichier d’articles est stable. C’est-à-dire que nous en commandons régulièrement des quantités similaires. Aussitôt que des clients commandent des quantités majeures de façon inattendue, les choses deviennent plus complexes et nous devons réagir très vite.

Comment pouvez-vous prévoir les réactions des clients?
Cela est tout aussi un aspect central – le flux d’informations entre les différentes sections – et cela de manière suffisamment précoce. Si la division du marketing planifie une promotion, il nous faut du temps pour la procuration surtout au cas où il s’agirait d’articles de fournisseurs étrangers.

Y a-t-il d’autres défis liés à ton travail en tant que planificatrice d’approvisionnement?
De nos jours, les clients veulent recevoir leur marchandise dans un délai de 24 heures. À l’égard d’un assortiment aussi ample que celui de Lyreco et des désirs individuels des clients, il est difficile de contenter chaque client. Au même temps, le stockage ne peut pas être trop comblé car cela signifierait un capital lié. Ces deux indicateurs ne seraient pas compatibles.

La commande et la livraison de just-in-time ainsi que la promesse à nos clients d’une Next-day-Delivery requièrent une disponibilité de 99.5%. Comment l’assurons-nous?
Notre équipe est constituée de sept femmes qui s’engagent quotidiennement de tout cœur pour cette disponibilité. Mais cela ne réussit pas toujours. C’est pourquoi nous sommes censés surveiller davantage les dates de livraison, contrôler les fichiers de stockage, faire avancer certaines livraisons, travailler avec des données de consommation et garantir que tout marche proprement.

Une tâche de jongleur pas tout à fait facile. Est-ce que l’achat est un domaine de femmes?
Je ne généraliserais pas. Chez nous cela est effectivement le cas et notre esprit d’équipe est génial. Nous, les femmes, avons un bon aperçu. Moi, personnellement, je fais partie de l’équipe depuis sept ans.

Le travail en tant que planificatrice d’approvisionnement a-t-il changé dans cette période?
Sans aucun doute. Le volume grandit de plus en plus. En tant que magasin one-stop, Lyreco souhaite proposer tout d’un coup à ses clients, à partir des aliments, aux articles d’hygiène jusqu’à l’équipement de protection individuelle. De plus, le matériel de bureau classique et le papier sont aussi des sections à gérer. Ce sont beaucoup de catégories différentes qui doivent être supervisées singulièrement. Les aliments, par exemple, ont une date d’échéance. Cela signifie que les collaborateurs doivent s’approprier un savoir-faire spécifique et passer des commandes de manière différente. Au même temps, il faut rester performant, et cela est un grand défi.

Que se passe-t-il avec la marchandise que nous ne pouvons plus vendre au client?
Nous faisons attention à ce que nous garantissions suffisamment de temps restant au client. Au cas où quelque chose devrait quand même périmer, nous donnons de grandes quantités à l’organisation Caritas ou les offrons en partie à nos collaborateurs.

À ton avis, quels sont les plus grands avantages et profits de notre logistique pour les clients?
Trois avantages me viennent à l’esprit: notre service, qui est très fiable, la sympathique Next-Day-Delivery grâce à nos ambassadeurs qui font un travail exceptionnel et qui entretiennent le contact avec les clients, ainsi que notre after-sale-service assurant la satisfaction des clients au cas où il se serait produite une erreur lors d’une commande.