Effizient arbeiten dank geschickter Organisation

August  2019TEXT: Dominique ChristenFOTO: Selina Meier

Wer sich klug organisiert, ist nicht nur effizienter, sondern hat auch weniger Stress. Das ist leicht gesagt. Aber was braucht es für eine gute Organisation? Und welche Mittel helfen, am Arbeitsplatz den Überblick zu behalten? Eine abschliessende Antwort auf diese Frage zu finden, ist schwierig. Denn eine gute Organisation ist etwas sehr Individuelles. Ich persönlich arbeite gerne mit Notizbüchern und Collegeblöcken. Durch die handschriftlichen Notizen fällt es mir leichter, mich an Dinge zu erinnern. Diesen Effekt bestätigen übrigens auch psychologische Studien. Auf meinem Schreibtisch habe ich ein Ablagesystem etabliert. Dazu gehört das Schubladenelement Modulo. Die verschiedenfarbigen Schubladen sind nach Themen wie «Lieferanten», «Kunden» oder «Projekte» unterteilt, die jeweiligen Unterlagen in Papiermappen gebündelt. Diese haben, wenn immer möglich, dieselbe Farbe wie die Schublade. Das sorgt für einen guten und raschen Überblick. Daneben steht auf dem Schreibtisch auch eine elegante Briefablage von Bigso. Darin sind alle Unterlagen abgelegt, die täglich in Gebrauch sind. So muss ich nie lange suchen.

Ordnung, ein Ideenspeicher und kleine Helfer

Welches System für Sie am besten passt, finden Sie am einfachsten heraus, indem Sie verschiedene Varianten testen. Für den Start haben wir fünf Tipps zusammengestellt, mit denen Sie sowohl Ihren Arbeitsplatz als auch Ihren Alltag effizient gestalten und einfach strukturieren können:

• Halten Sie Ihren Schreibtisch ordentlich: Ein aufgeräumter Schreibtisch kann das Gefühl von Stress vermindern, und man verliert keine Zeit mit Suchaktionen. Bei der Schreibtisch-Organisation hilft das Schubladensystem Modulo A4. Die Farben dienen als Orientierungshilfe. So können die Unterlagen beispielsweise nach Themen klassifiziert werden. Nach dem Motto: Finden statt suchen.
• Etablieren Sie ein Ablagesystem: Ordnen Sie Ihre Unterlagen und Dokumente nach einem bestimmten System, beispielsweise nach Themen, Tagen oder Produkten. Papiermappen sind dafür praktische Helfer. Sie rutschen nicht und können so sicher gestapelt werden. Die 16 verschiedenen Farben dienen als Orientierungshilfe. Die Mappen können zudem beschriftet werden. Dadurch haben Sie innert kürzester Zeit den Überblick über den Inhalt.
• Notieren Sie von Hand: Handschriftliche Notizen prägen sich leichter ein als Notizen, die mit der Tastatur gemacht wurden. Der Frixion Roller von Pilot ermöglicht, Notizen schnell zu erfassen. Und wenn ein Fehler passiert, kann dieser einfach radiert werden. So behalten Sie nur das Beste.
• Führen Sie einen Ideenspeicher: Halten Sie Ihre Gedanken, Fragen oder Skizzen fest, beispielsweise in einem Moleskine Notizbuch. Der praktische Ideenspeicher passt in jede Tasche, und Sie können Geistesblitze oder geschäftliche Notizen spontan festhalten – egal wann und wo.
• Nutzen Sie kleine Helfer: Es sind auch die kleinen Dinge, die die Arbeit erleichtern: Büroklammern, welche die Dokumente ordnen, Post-its, die an Termine erinnern oder Leuchtstifte, mit denen wichtige Stellen einfach markiert werden können. Nutzen Sie die kleinen Bürohelfer, wenn immer möglich.

Die Zeit sinnvoll einteilen

Neben der Organisation und den kleinen Bürohelfern ist kluges Zeitmanagement zentral. Denn richtig umgesetzt, schafft es freie Zeit. Diese Erfahrung hat auch Albert Moser, Senior Product Manager Office & Paper bei Lyreco, gemacht. Für ihn ist es der Schlüssel zu Effizienz. «Gutes Zeitmanagement beginnt im Kopf und ist für mich gleichbedeutend mit Disziplin.» Welche Methoden es gibt und nach welchem System Albert Moser arbeitet, erfahren Sie im Interview.

Was gehört auf Ihren Schreibtisch? Lassen Sie mich wissen, auf welchen Bürohelfer Sie nicht verzichten können.