Travailler efficacement grâce à une organisation futée

Août 2019TEXTE: Dominique ChristenPHOTO: Selina Meier

En vous organisant intelligemment, vous êtes non seulement plus efficace, mais aussi moins stressé. Facile à dire. Mais alors, que faut-il pour être bien organisé? Et quels outils permettent de garder une vue d’ensemble à son poste de travail? Difficile de trouver une réponse définitive à cette question. En effet, une bonne organisation est propre à chacun. Personnellement, j’aime travailler avec des carnets et cahiers. Car je me souviens mieux des choses si je les écris à la main. Des études psychologiques le confirment au demeurant. J’ai installé un système de rangement sur mon bureau. L’élément à tiroir Modulo en fait partie. Les tiroirs de différentes couleurs sont divisés selon des thématiques spécifiques telles que les fournisseurs, les clients ou les projets, et les documents sont regroupés dans des pochettes en papier. Dans la mesure du possible, les pochettes sont de la même couleur que les tiroirs. Cela me permet d’avoir un aperçu global en un coup d’œil. Un joli système de bacs de rangement signé Bigso trône également sur mon bureau. J’y dispose tous les documents dont j’ai besoin au quotidien. Initule de les chercher, je les ai toujours sous la main!

De l’ordre, un carnet à idées et de petits assistantsr

C’est en testant plusieurs variantes que vous parviendrez à déterminer le système qui vous convient le mieux. Pour commencer, nous avons réuni cinq astuces qui vous permettront d’organiser efficacement et de structurer simplement votre poste de travail, mais aussi votre quotidien:

• Gardez votre bureau en ordre: un bureau bien rangé peut minimiser la sensation de stress et on ne perd pas de temps à chercher les choses. Le système de tiroirs Modulo A4 permet
• Etablissez un système de rangement: classez vos documents selon un système précis, par exemple par thèmes, par dates ou encore par produits. Les pochettes en papier sont des outils particulièrement pratiques. Elles ne glissent pas et peuvent donc être empilées en toute sécurité. Les 16 couleurs différentes permettent de mieux se repérer. En outre, vous pouvez y ajouter des inscriptions. De cette manière, vous identifiez rapidement ce qu’elles contiennent.
• Faites des notes manuscrites: les notes manuscrites sont plus faciles à mémoriser que les notes imprimées. Le Frixion Roller de Pilot permet de rédiger rapidement des notes. Et si vous faites une faute, vous pouvez la gommer facilement. Ne gardez que le meilleur.
• Tenez un carnet à idées: consignez vos pensées, vos questions ou vos croquis dans un carnet de notes Moleskine par exemple. Pratique, votre petit carnet à idées se glisse dans n’importe quel sac et vous pouvez consigner vos séances de brainstorming ou y prendre des notes professionnelles spontanément, n’importe où et n’importe quand.
• Utilisez de petits assistants: les petites choses facilitent aussi la tâche; des trombones pour réunir vos documents, des post-it qui vous rappellent des rendez-vous ou encore des surligneurs qui vous permettent de marquer des passages importants. Dès que c’est possible, ayez recours à vos petits assistants de bureau.

Répartir son temps de manière judicieuse

Outre l’organisation et les petits assistants de bureau, il est primordial de gérer son temps intelligemment. Si l’on parvient à bien gérer son temps, on peut même se dégager du temps libre. C’est aussi l’expérience d’Albert Moser, Senior Product Manager Office & Paper chez Lyreco. Selon lui, c’est la clé de l’efficacité. «Une bonne gestion du temps commence par la réflexion et est, selon moi, synonyme de discipline.» Pour découvrir les méthodes et le système de travail d’Albert Moser, lisez l’interview.

Qu’avez-vous sur votre bureau? Dites-moi quels assistants de bureau sont absolument indispensables pour vous.