Tools für erfolgreiche Zusammenarbeit im Homeoffice
April 2020TEXT: Julia Kliewer BILDER: iStock
Seit Kurzem ist das Arbeiten im Homeoffice für viele Arbeitsalltag. In diesem Zuge gewinnen virtuelle Meetings und die Kommunikation über digitale Kanäle immer stärker an Bedeutung. Welche Tools sorgen für eine effiziente Zusammenarbeit mit Kunden, Kolleginnen und Kollegen? Der Lyreco Homeoffice Guide verrät es.
Gerade wenn man im Homeoffice arbeitet und sich nicht schnell mit der Kollegin über den Schreibtisch hinweg austauschen kann, ist es wichtig, regelmässig in Kontakt zu bleiben. Eine ganze Reihe von Online-Tools und technischen Hilfen erleichtert die Kommunikation von zuhause nicht nur mit Kollegen und Kolleginnen, sondern auch mit Kunden. Eine wichtige Voraussetzung ist eine schnelle, sichere und stabile Internetverbindung – schon steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit fernab des Büros nichts mehr im Wege.
Praktische Kollaborationswerkzeuge
Bei jeder noch so kleinen Frage eine E-Mail an die Kollegen aufsetzen, ist aufwendig und kostet wertvolle Arbeitszeit. Diverse Kollaborationswerkzeuge und Chat-Tools sind hier sehr hilfreich und sorgen für eine schnellere, informellere und reibungslose Kommunikation im Team oder zwischen mehreren Teams. Doch nicht nur: Auch für den Austausch zwischen externen Partnern und Kunden eignen sich die folgenden Tools:
Slack
Slack bietet die Möglichkeit, eigene Kanäle für Projekte oder einzelne Teams zu erstellen, private Nachrichten an Einzelpersonen zu versenden oder schnell Dateien auszutauschen. Ebenso kann via (Video-)Call mit mehreren Teilnehmenden gleichzeitig telefoniert werden. Auf Wunsch können auch Kunden als Gäste in spezielle Channels eingeladen werden, was eine unkomplizierte Kollaboration ermöglicht.
Miro
Miro ist ein kollaboratives virtuelles Whiteboard, das sich vor allem gut eignet, um Workshops, Brainstorming oder Design-Meetings durchzuführen. Mit Post-its, Formen, Farben, Textboxen und den vielen integrierten Vorlagen können Ideen ganz einfach festgehalten, Aufgaben verteilt, Roadmaps erstellt und Konzepte gemeinsam entwickelt werden.
Microsoft Teams
Die Plattform, auch als App nutzbar, dient als ein zentraler Kommunikationshub für Teamarbeit. Mitglieder eines Teams haben Zugriff auf alle Unterhaltungen, Besprechungen und Dateien des Teams. Online-Meetings, Video-Calls, Chats, Telefonie und direkter Datenaustausch sind beim Allrounder «Teams» allesamt möglich.
Loom
Mir dieser Software lassen sich Videos von Ihnen und Ihrem Bildschirm erstellen, die dann mit anderen Teammitgliedern oder Kunden geteilt werden können. Bei diesen sogenannten Screencasts werden Ihre Aktivitäten auf dem Computerbildschirm abgefilmt und falls gewünscht, mit Ihren Kommentaren als Audio oder mit einer Videoaufnahme von Ihnen ergänzt.
WeTransfer
Die Möglichkeit, grosse Datenmengen kostenlos und sicher zu versenden, ist für eine gute Zusammenarbeit im Homeoffice unerlässlich. WeTransfer bietet hierfür eine einfache Lösung: Einfach im Browser öffnen, Dateien bis zu 2 GB gratis hochladen, die E-Mail-Adresse des Empfängers und Ihre eigene eingeben – fertig. Eignet sich auch hervorragend, um mit Kunden Daten zu teilen. Eine Alternative, die sehr ähnlich funktioniert, ist Smash.
Genius Scan
Genius Scan ist ein Scanner, den man immer dabei hat. Dank der App, die es sowohl für iPhones als auch für Android-Geräte gibt, befindet sich der Scanner in Ihrem Smartphone. Damit lassen sich Dokumente, Rechnungen und andere gedruckte Unterlagen professionell scannen. Die App ist sehr einfach zu bedienen und die erstellten Scan-PDFs können auf diversen Wegen versendet werden.
Videokonferenzen leicht gemacht
Wenn Meetings nicht von Angesicht zu Angesicht stattfinden können, müssen andere Lösungen her. Nicht alles lässt sich am Telefon oder via Messenger klären. Vor allem für die Kommunikation mit mehreren Geschäftspartnern, Kunden, Teamkollegen und -kolleginen ist es leichter, wenn sich alle sehen und nicht nur hören können. Sonst kann eine Menge wichtiger nonverbaler Kommunikation verloren gehen und es entstehen Missverständnisse. Ob virtuelle Teamarbeit, Online-Demonstrationen oder Online-Trainings, diese Tools bieten ansprechende Lösungen für Videotelefonie und Videokonferenzen:
Jitsi
Der grosse Vorteil von Jitsi ist, dass das Programm gänzlich ohne Registrierung, Anmeldung oder einen Account genutzt werden kann. Eine idelae Lösung, wenn die Call-Teilnehmer üblicherweise alle unteschiedliche Plattformen nutzen. Einfach im Browser öffnen, schnell einen Link erstellen und an die Konferenzteilnehmenden versenden. Der Link kann dann auf für spätere Calls wiederverwendet werden.
Google Hangouts
Haben Sie einen eigenen Google-Account, so können Sie neben regulären Sprachanrufen auch über Videoanrufe bei Google Hangouts kommunizieren. Bis zu zehn Personen können an einem Gruppen-Videocall teilnehmen.
Zoom
Zoom ist eine Software für Webkonferenzen und Webinare. Von Nutzern wird Zoom vor allem für die Audio- und Video-Qualität gelobt sowie für die einfache und intuitive Bedienung. Zudem können hier bis zu 100 Personen an einem Videoanruf teilnehmen. Allerdings braucht man einen Account und eine lokale Software, um einen Call durchzuführen. Die Grundversion ist gratis, jedoch auf 30 Minuten pro Videoanruf begrenzt.
Skype
In der Videochat-App können bis zu 50 Personen an einem Gruppen-Videoanruf teilnehmen – per Smartphone, Tablet oder Computer. Die Einrichtung eines Accounts ist Voraussetzung.
Homeoffice-Lieferung von Lyreco
Lyreco ist weiterhin für Sie da. Wir liefern die Produkte, die Sie im Homeoffice brauchen, direkt zu Ihnen nach Hause. Ob Grundausrüstung, um Ihre Arbeit zu gewährleisten, oder Nachschub an Arbeits- und Verbrauchsmaterialien: Wir beliefern Sie mit allem Nötigen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Hat Ihr Unternehmen dieser Option zugestimmt, fügen Sie Ihrem Kundenkonto einfach Ihre private Adresse hinzu und schon können Sie von der Heimlieferung profitieren.
